OBLIGACIÓN DEL EMPLEADOR DE ALMACENAR Y CUSTODIAR LOS DOCUMENTOS DE SUS TRABAJADORES
El tema de archivo en Colombia está reglamentado por la Ley 594 de 2020 y la Circular 004 de 2003 que obliga a las entidades estatales y a pesar de no obligar a las entidades privadas, el sector debe adoptar la normativa con el fin de obtener una correcta administración de historias laborales como lo precisa el ministerio de Trabajo.
Es importante que las empresas privadas aplique lo establecido en la Ley 1581 de 2012, la Ley de tratamiento de datos, teniendo un correcto y obligatorio tratamiento de los datos de sus trabajadores como lo también lo indica la Corte Constitucional evitando el deterioro de la información perdida y su uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Es de suma importancia que las empresas cumplan como lo preciso el Ministerio de Trabajo en el concepto 55860 de junio/2020, con la protección de datos no solo por la información que llegue hacer solicitada por parte del trabajador o alguna otra entidad como por ejemplo los Fondos de Pensiones y no con el fin de poder sustentar cualquier tipo de proceso en contra de la empresa.